Deux options s'offrent à vous s'agissant des décisions passées :
- Conserver votre ancien registre papier pour les décisions anciennes et démarrer le registre digital pour les nouvelles décisions uniquement :
Dans ce cas, aucune formalité particulière n'est imposée par la loi pour opérer une opération de transition entre le registre papier côté et paraphé et le registre électronique.
Ouvez simplement vos nouveaux registres sur VIKTA.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également préciser dans le registre papier après la dernière décisions du registre papier et avec la première décision du registre électronique que les décisions seront désormais conservées dans un registre électronique.
- Vous affranchir de l'obligation de conserver votre ancien registre papier en important l'historique de vos anciennes décisions et en poursuivant vos registres sur VIKTA :
Dans ce cas, il sera nécessaire de créer des copies numériques fiables (au sens de l'article 1379 du code civil) des décisions passées qui auront la même valeur que l'original. Cette copie pourra être signée électroniquement et archivée sur VIKTA grâce aux outils de signature et d'archivage disponibles.
Il existe une exception à cette dernière règle : les sociétés par actions simplifiées (SAS) peuvent - si leur statuts le permettent - ne conserver qu'une copie électronique de leurs procès-verbaux et décisions en lieu et place d'un registre papier reprenant les décisions reportées sur les feuilles cotées et paraphées. Dans ce cas, un simple téléchargement dans votre registre VIKTA des copies des décisions intervenues (même non reportées au préalable sur un registre coté et paraphé) suffira pour reconstituer votre registre.
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