En bref : Aux termes du règlement européen n°910/2014 « eIDAS », il existe quatre niveaux distincts de signature électroniques : La signature électronique simple, La signature électronique avancée, La signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, La signature électronique qualifiée. Le règlement eIDAS formalise les exigences relatives aux différents niveaux de signature, à la délivrance de certificats de signature et de cachet électroniques, ainsi qu’à la sécurité des dispositifs permettant de créer ces signatures et cachets électroniques. Ces exigences et le score de valeur probante / fiabilité sont résumées dans le tableau ci-dessous. Dans le détail : Le règlement européen n°910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, dit règlement « eIDAS », a pour objectif de mettre en place un cadre juridique propre à susciter une confiance accrue dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Le règlement eIDAS formalise les exigences relatives aux différents niveaux de signature, à la délivrance de certificats de signature et de cachet électroniques, ainsi qu’à la sécurité des dispositifs permettant de créer ces signatures et cachets électroniques. 1. Signature électronique simple La signature électronique « simple » correspond à la solution la simple à mettre en oeuvre mais ayant un niveau de sécurité le plus faible. Il peut s’agir par exemple d’une signature réalisée à l'aide d'un stylet sur un écran (tablette, téléphone, ordinateur) ou d'une signature réalisée à l'aide d'un code reçu par sms au numéro de téléphone que le signataire aura lui même renseigné. Exigences légales : Encadrée par les article 3(10) et 25 du règlement eIDAS, elle présente un niveau de sécurité faible car : la conformité des dispositifs de signature électronique simple n'ont pas à faire l’objet d’audit par un tiers compétent et indépendant ; l’identité du signataire peut difficilement être garantie et la solution technique de signature électronique ne permet pas de garantir la non-répudiation du document. Valeur probante : Le juge ne peut la refuser au seul motif qu'il s'agit d'une signature électronique et non d'une signature manuscrite. En revanche, elle nécessite d'apporter la preuve de sa fiabilité via un dossier de preuve (quant à l'intégrité des données, à l'identité du signataire et à l'horodatage). Utilisation : La signature électronique simple ne devrait donc être utilisée avec précaution, par exemple, lorsqu’il n’existe pas de risque potentiel de litige, ni d’obligation légale imposant un niveau particulier de signature électronique. En raison des enjeux juridiques et économiques et contraintes règlementaires reposant sur la documentation juridique destinée à être signée sur VIKTA, nous n'avons souhaité proposer à nos utilisateurs que des niveaux de signature supérieurs à la signature simple. 2. Signature électronique avancée La signature électronique avancée correspond au deuxième niveau prévu par le règlement eIDAS. Il peut s'agir par exemple d'une signature réalisée par confirmation d'un code reçu par SMS sur un numéro de téléphone lié de façon procédurale à l'identité du signataire. Exigences légales : Encadrée par les article 3(11) et 25 à 27 du règlement eIDAS, elle présente un niveau de sécurité amélioré par rapport à la signature simple : Comme pour la signature électronique simple, la conformité des dispositifs concourant à la signature électronique avancée ne fait pas l’objet d’audit par un tiers compétent et indépendant ni d’une décision par l’organe de contrôle. Toutefois, les signatures avancées répondent à des exigences spécifiques formalisées dans la réglementation et doivent, en principe, permettre d’identifier le signataire. Aux termes de l'article 26 du règlement eIDAS, la signature avancée doit : a) être liée au signataire de manière univoque; b) permettre d’identifier le signataire; c) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif; et d) être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. Ainsi, le prestataire de solution de signature avancée peut faire auditer ses services au regard des normes et standards existant pour s'assurer de la fiabilité des services mis en place. C'est le cas de VIKTA : >>> La solution VIKTA SIGN intègre une technologie de signature électronique avancée fournie par NOWINA SOLUTIONS LU. ayant fait l'objet d'un audit de conformité aux normes eIDAS et ETSI. Valeur probante : Comme pour la signature électronique simple : Le juge ne peut la refuser au seul motif qu'il s'agit d'une signature électronique et non d'une signature manuscrite. En revanche, elle nécessite d'apporter la preuve de sa fiabilité via un dossier de preuve (quant à l'intégrité des données, à l'identité du signataire et à l'horodatage). Lors d'un litige, le dossier de preuve portant sur une signature électronique avancée doit comporter des éléments spécifiques quant à l'identification du signataire. La solution proposée par Vikta intègre un rapport sur la signature de chaque document portant tant sur l'identification des signataires que sur l'horodatage qualifié permettant de certifier la date et heure de signature de chaque document. Utilisation : La règlementation portant sur la signature électronique des décisions des organes sociaux (assemblée d'associés, conseil d'administration, conseil de surveillance) exige l'utilisation, a minima, d'un procédé de signature électronique avancée. 3. Signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié La signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié de signature électronique correspond au troisième niveau de signature, plus sécurisé et fiable que la signature avancée sans certificat qualifié et moins sécurisé et fiable que la signature qualifiée. Un certificat qualifié de signature électronique est une attestation de l’identité du signataire délivrée par un processus répondant à des exigences spécifiques garantissant l’identité de son signataire. La vérification de l’identité peut se faire : lors d’un face-à-face physique avec un agent qualifié, via l’utilisation d’un service de vérification d’identité à distance certifié ou encore via la présentation d’une identité électronique préalablement établie suite à un face-à-face physique. Exigences légales : Encadrée par les article 3(11) et 25 à 27 du règlement eIDAS, elle présente un niveau de sécurité encore supérieur à celui de la signature de la signature avancée : Le certificat de signature électronique qualifié utilisé pour la signature doit être délivré par un prestataire de service de confiance, à savoir un prestataire ayant fait l’objet d’un audit par un tiers compétent et indépendant ainsi que d’une décision par l’organe de contrôle. La signature avancée doit par ailleurs répondre aux exigences de l'article 26 du règlement eIDAS, à savoir : a) être liée au signataire de manière univoque; b) permettre d’identifier le signataire; c) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif; et d) être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. Ainsi, le prestataire de solution de signature avancée peut faire auditer ses services au regard des normes et standards existant pour s'assurer de la fiabilité des services mis en place. C'est le cas de VIKTA : >>> La solution VIKTA SIGN intègre une technologie de signature électronique avancée fournie par NOWINA SOLUTIONS LU. ayant fait l'objet d'un audit de conformité aux normes eIDAS et ETSI. Valeur probante : Comme pour la signature électronique avancée : Le juge ne peut la refuser au seul motif qu'il s'agit d'une signature électronique et non d'une signature manuscrite. En revanche, elle nécessite d'apporter la preuve de sa fiabilité via un dossier de preuve (quant à l'intégrité des données, à l'identité du signataire et à l'horodatage). Grâce au certificat qualifié utilisé, l'identification du signataire et la fiabilité de la signature est simplifiée dans le cas d’un litige. La solution proposée par Vikta intègre un rapport sur la signature de chaque document précisant les données du certificat qualifié utilisé et les données de l'horodatage qualifié permettant de certifier la date et heure de signature de chaque document. Utilisation : La règlementation portant sur la signature électronique des décisions des organes sociaux (assemblée d'associés, conseil d'administration, conseil de surveillance) exige l'utilisation, a minima, d'un procédé de signature électronique avancée. L'utilisation d'un certificat qualifié pour la signature renforce le niveau de sécurité et la preuve de la fiabilité du procédé de signature. 4. Signature électronique qualifiée La signature électronique qualifiée est le plus haut niveau de signature électronique prévu par le règlement eIDAS. Le dispositif de création de signature électronique qualifié est un dispositif combinant un logiciel et un élément matériel permettant de créer une signature électronique tout en garantissant l’intégrité et la confidentialité des données de création, ainsi que la sécurité de la signature. En pratique, il s’agit souvent d’une carte à puce certifiée, clé d’authentification certifiée, ou d’équipements cryptographiques certifiés installés dans l’environnement d'un prestataire de confiance qualifié, et dont l’accès est sécurisé pour garantir la qualité de l’authentification du signataire. Exigences légales : La signature électronique qualifiée est encadrée par les article 3(12) et 24 à 30 du règlement eIDAS. Selon l'article 3(12) du règlement eIDAS, pour être qualifiée, la signature électronique doit notamment : répondre aux exigences de l'article 26 prévoyant les critères de la signature électronique avancée, reposer sur un certificat qualifié de signature électronique et être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié. VIKTA propose deux solutions de signatures qualifiés répondant à ces exigences légales : pour les utilisateurs disposant d'une certificat qualifié de signature sur support physique (carte à puce, clé), VIKTA a intégré une solution de signature fournie par NOWINA SOLUTIONS LU. ayant fait l'objet d'un audit de conformité aux normes eIDAS et ETSI. pour les utilisateurs ne disposant pas d'un certificat qualifié sur support physique, VIKTA a intégré la solution fournie par EVROTRUST, prestataire de confiance qualifié pour la signature électronique qualifiée et l'horodatage qualifié, permettant l'émission d'un certificat qualifié à distance ainsi que la signature qualifiée via son application qualifiée. Valeur probante : L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite (article 25(2) du règlement eIDAS). L'article 1367 du code civil précise que la signature électronique qualifiée bénéficie d'une présomption fiabilité jusqu'à preuve du contraire. Ainsi contrairement aux signatures électroniques simples et avancées, la charge de la preuve de la fiabilité de la signature ne pèse pas sur celui qui se prévôt de sa fiabilité, mais pèse sur celui qui la conteste. De plus, une signature électronique qualifiée qui repose sur un certificat qualifié délivré dans un État membre est reconnue en tant que signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres. (article 25(3) du règlement eIDAS). Utilisation : L'utilisation de la signature qualifiée, constituant le plus haut niveau de sécurité et de fiabilité, ne peut être que recommandée pour la documentation juridique des sociétés.

Sur VIKTA, les signatures simples sont gratuites. Pour les abonnés PRO, vous retrouverez le prix des signatures électroniques avancées et qualifiées dans vos conditions particulières. Pour les abonnés ESSENTIEL et PREMIUM, le prix de chaque signature est fixé pour chaque document à 2€HT/signataire. Les abonnements ESSENTIEL et PREMIUM contiennent respectivement 2 et 5 crédits de signature électronique avancées ou qualifiées offert / an.

Le choix du niveau de signature électronique dépendra des exigences légales et enjeux liés à la documentation signée. Il existe quatre niveaux de signature électronique selon le règlement européen « eIDAS » : La signature électronique simple, La signature électronique avancée, La signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, La signature électronique qualifiée. La règlementation portant sur la signature électronique des décisions des organes sociaux (assemblée d'associés, conseil d'administration, conseil de surveillance) exige l'utilisation, a minima, d'un procédé de signature électronique avancée. La signature qualifiée constitue le plus haut niveau de signature électronique possible : la seule ayant le même effet juridique qu'une signature manuscrite et bénéficiant d'une présomption de validité en cas de litige. L'utilisation de la signature qualifiée ne peut être que recommandée pour la documentation juridique. Signature avancée : Contrairement à la signature électronique simple, la signature électronique avancée permet d’identifier le signataire grâce à l'existence d'un dossier de preuve (portant sur l'intégrité des données, sur l'identité du signataire et sur l'horodatage de la signature) renforçant ainsi la fiabilité et valeur probante de la signature électronique. Signature avancée sur la base d'un certificat qualifié : L'utilisation d'un certificat qualifié pour la signature renforce le niveau de sécurité et la preuve de la fiabilité du procédé de signature. Signature qualifiée : La signature qualifiée constitue le plus haut niveau de signature électronique possible. L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite (article 25(2) du règlement eIDAS). L'article 1367 du code civil précise que la signature électronique qualifiée bénéficie d'une présomption fiabilité jusqu'à preuve du contraire. Ainsi contrairement aux signatures électroniques simples et avancées, la charge de la preuve de la fiabilité de la signature ne pèse pas sur celui qui se prévôt de sa fiabilité, mais pèse sur celui qui la conteste.

Les effets juridiques des signatures électroniques sont définis à l’article 25 du règlement européen "eIDAS". Une signature électronique (qu’elle soit simple, avancée ou qualifiée) ne peut se voir refuser ses effets juridiques et son admissibilité comme preuve dans une procédure judiciaire au seul motif qu’elle se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne répond pas aux exigences relatives aux signatures électroniques qualifiées. En ce qui concerne les signatures électroniques qualifiées, elles ont explicitement un effet juridique équivalent à celui des signatures manuscrites dans tous les États membres de l’UE. Ainsi, l'article 1347 du code civil prévoit que la signature électronique qualifiée bénéficie d'une présomption fiabilité jusqu'à preuve du contraire. Ainsi contrairement aux signatures électroniques simples et avancées, la charge de la preuve de la fiabilité de la signature ne pèse pas sur celui qui se prévôt de sa fiabilité, mais pèse sur celui qui la conteste.

Le numéro de téléphone ne devra pas être impérativement renseigné par l'organisateur de la signature si le niveau de signature choisi est la signature "simple". En revanche, si vous choisissez la signature avancée ou qualifiée, il faudra alors impérativement renseigner les numéros de téléphone des signataires.

Avant l'envoi de l'invitation de signature, vous pouvez librement modifier les coordonnées des signataires. Si les invitations de signatures ont déjà été lancées mais qu'aucun signataire a encore signé, nous vous conseillons d'interrompre la signature pour modifier les coordonnées. Si l'invitation a déjà été lancée mais vous ne voulez pas interrompre la séance, vous pouvez modifier les coordonnées des signataires en cliquant sur le bouton crayon à côté du nom du signataire. Une nouvelle invitation lui sera envoyée automatiquement et l'ancienne sera annulée en même temps.

Si le destinataire a déjà un compte Vikta, l'email sera envoyé dans la même langue (anglais ou français) que celle utilisée par le navigateur du destinataire la dernière fois qu'il s'est connecté à Vikta. Ainsi, différents destinataires peuvent recevoir l’email dans différentes langues sans que l'organisateur de la séance n'ait à faire de démarches particulières. Si le destinataire n’a pas de compte Vikta, l'organisateur de la séance doit se déconnecter de Vikta, changer de langue (bouton drapeau en haut à droite de l'écran), et se connecter à nouveau à son compte. Dans ce cas, l'email sera envoyé dans la langue dans laquelle l'organisateur s'est connecté.

Pour compléter votre registre des mouvements de titres, suivez ces quelques étapes : 1. Sélectionnez depuis votre tableau de bord l’entité sur laquelle vous souhaitez travailler 2. Accédez à l’onglet "registre des mouvements de titres" et au sous-onglet « mouvements de titres » Si votre onglet « registre des mouvements de titres » ne figure pas encore dans le dossier de votre entité, vous pouvez ajouter ce registre en cliquant sur « Ajouter un registre ». Si vous ne disposez pas des droits d'administrateur nécessaires pour l'ajout d'un nouveau registre, veuillez vous rapprocher d'un administrateur de l'entité concernée. 3. Dans votre registre des mouvements de titres, cliquez ensuite sur « Ajouter un mouvement » Si le bouton "Ajouter un mouvement" n'est pas disponible, assurez-vous que le mode "Teneur de Registre" est activé (bouton situé en partie haute de page dans le dossier entité). Si vous n'avez pas accès à ce bouton "Teneur de Registre", rapprochez vous d'un administrateur de l'entité pour lui demander de vous attribuer des droits de Teneur de Registre pour vous permettre de compléter ou modifier le registre. 4. Sélectionnez ensuite le type de mouvement que vous souhaitez ajouter, complétez le formulaire et validez Si le mouvement concerne une nouvelle catégorie de titres ou de nouvelles personnes (titulaires, bénéficiaire, ayant droits) vous pourrez les ajouter au cours de la saisie du formulaire. 5. Le mouvement apparaitra alors dans votre registre. Il est également reporté dans le compte d’actionnaire des associés ou titulaires de droits concernés par le mouvement ainsi que dans votre table de capitalisation et l’organigramme. Vous pourrez décider de verrouiller ce mouvement dans votre dispositif électronique d'enregistrement partagé (dans votre coffre-fort électronique sécurisé) en cliquant sur l'icône cadenas situé sur la ligne de votre mouvement, sur la droite. NB : L'accès à cette fonctionnalité suppose que vous bénéficiez des droits d'utilisateurs adéquats. A défaut, veuillez vous rapprocher d'un administrateur de l'entité concernée.

Pour compléter votre registre des décisions, suivez ces quelques étapes : 1. Sélectionnez depuis votre tableau de bord l’entité sur laquelle vous souhaitez travailler ; 2. Accédez à l’onglet du registre correspondant ; Si le registre souhaité ne figure pas encore dans le dossier de votre entité, vous pouvez ajouter ce registre en cliquant sur « Ajouter un registre ». Si vous ne disposez pas des droits d'administrateur nécessaires pour l'ajout d'un nouveau registre, veuillez vous rapprocher d'un administrateur de l'entité concernée. 3. Dans votre registre, cliquez ensuite sur « Ajouter » ; 4. Complétez le formulaire et validez ; Lors de l'ajout du document, vous pourrez décider de procéder à la signature électronique avancée du document si vous le souhaitez. 5. Votre registre sera alors complété de la décision ajoutée. Vous pourrez décider d'archiver cette décision dans votre coffre-fort électronique sécurisé en cliquant sur l'icône cadenas situé sur la ligne correspondant à la décision, sur la droite. NB : L'accès à cette fonctionnalité d'ajout d'une décision au registre suppose que vous bénéficiez des droits d'utilisateurs adéquats. A défaut, veuillez vous rapprocher d'un administrateur de l'entité concernée.

Vous souhaitez ajouter un registre au dossier de l'entité que vous gérez ? Suivez ces quelques étapes : 1. Depuis le dossier de l'entité cliquez sur "Ajouter un registre" 2. Sélectionnez ensuite dans la liste déroulante le registre que vous souhaitez ajouter puis cliquer sur "Ajouter à mes Abonnement". Vous pouvez ajouter à la liste des nouveaux abonnements choisis autant de registres que vous souhaitez. Les caractéristiques de(s) l'abonnement(s) correspondant(s) s'affichent sur la droite de votre écran. 3. Cochez la case d'acceptation de nos CGUV et procédez au paiement de l'abonnement correspondant. Vous recevrez par email une confirmation d'abonnement aux nouveaux registres sélectionnés. 4. Votre registre apparaitra alors immédiatement dans votre dossier. NB : L'accès à cette fonctionnalité d'ajout d'une décision au registre suppose que vous bénéficiez des droits d'administrateurs sur l'entité concernée. A défaut, veuillez vous rapprocher d'un administrateur de l'entité sur laquelle vous souhaitez agir.

Aux termes de l'Article L228-1 du code de commerce, les sociétés par actions (SA, SAS, SCA) dénombrant moins de 100 associés doivent inscrire les valeurs mobilières émises "en compte ou dans un dispositif d'enregistrement électronique partagé au nom de leur propriétaire, dans les conditions prévues aux articles L. 211-3 et L. 211-4 du code monétaire et financier". L'alinéa 9 du même article précise encore que "le transfert de propriété résulte de l'inscription des valeurs mobilières au compte de l'acheteur ou dans un dispositif d'enregistrement électronique partagé (...)", ce qui est confirmé par l'Article L211-17 I du code de commerce : "Le transfert de propriété de titres financiers résulte de l'inscription de ces titres au compte-titres de l'acquéreur ou de l'inscription de ces titres au bénéfice de l'acquéreur dans un dispositif d'enregistrement électronique partagé mentionné à l'article l.211-3." Ainsi, ces articles imposent la tenue d'un registre des mouvement de titres et de comptes d'actionnaires, à peine de nullité des mouvements de titres non retranscrits.

Le registre des mouvement titres doit retranscrire de manière chronologique tous les mouvement de titres et tout changement dans la répartition du capital entre les associés. On doit y retrouver notamment les opérations d'émission de titres (augmentation de capital, émission de valeurs mobilières donnant accès au capital), les transferts (cession, apport, donation), les inscription de droits sur titres ou sur compte d'actionnaire (nantissement, séquestre, location, prêt) et les autres opérations lié à la modification de titres (conversion, annulation, remboursement, échange, division, regroupement). L'Article R228-9 du code de commerce précise les information devant figurer au registre des mouvements de titres : La date de l'opération ; Les nom, prénoms et domicile de l'ancien et du nouveau titulaire des titres, en cas de transfert ; Les nom, prénoms et domicile du titulaire des titres, en cas de conversion de titres au porteur en titresnominatifs ; La valeur nominale et le nombre de titres transférés ou convertis. Toutefois, lorsque ces titres sont des actions, le capital social et le nombre de titres représenté par l'ensemble des actions de la même catégorie peuvent être indiqués en lieu et place de leur valeur nominale ; Le cas échéant, si la société a émis des actions de différentes catégories et s'il n'est tenu qu'un seulregistre des actions nominatives, la catégorie et les caractéristiques des actions transférées ouconverties ; Un numéro d'ordre affecté à l'opération.

La liste ci-dessous énumère les registres devant être tenus obligatoirement aux termes de dispositions légales. Il convient cependant de noter que les statuts et autres accord extra-statutaires conclus au sein d'une société peuvent imposer la tenue de registres supplémentaires. A titre d'exemples : S'il existe dans une SAS un Conseil de Surveillance / Comité de Suivi ou tout autre organe de direction créé en complément des organes habituels, les stipulations statutaires peuvent imposer la conservatoiredes procès-verbaux et décisions des membres de cet organe au sein d'un registre spécial. Si le registre des mouvements de titres n'est pas, aux termes de la loi, obligatoire aux sein d'une SARL/EURL, d'une SC/SCI ou d'une SNC, les statuts peuvent cependant imposer leur tenue. Il conviendra donc de lire attentivement les statuts de la société pour pouvoir établir une liste exhaustive desregistres devant être tenus. SA à Conseil d'administration : Dans les sociétés anonymes à Conseil d'administration, doivent être tenus obligatoirement : Le registre des mouvements de titres (Article R228-8 du code de commerce) Le registre des procès-verbaux des délibérations de l'assemblée générale (Article R225-106 du codede commerce) Le registre des délibérations du conseil d'administration (Article R225-22 du code de commerce) Le registre de présence aux réunions du conseil d'administration (Article R225-20 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires d'obligations (Article R228-73 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital (Article R228-73 du code de commerce sur renvoi de l'article Article L228-103 du code de commerce) SA à Conseil de surveillance : Dans les sociétés anonymes à Conseil de surveillance, doivent être tenus obligatoirement : Le registre des mouvements de titres (Article R228-8 du code de commerce) Le registre des procès-verbaux des délibérations de l'Assemblée Générale (Article R225-106 du code de commerce) Le registre des délibérations du Conseil de surveillance (Article R225-49 du code de commerce) Le registre de présence aux réunions du Conseil de surveillance (Article R225-47 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires d'obligations (Article R228-73 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital (Article R228-73 du code de commerce sur renvoi de l'article Article L228-103 du code de commerce) SAS/SASU : Dans les sociétés par actions simplifiée / SAS unipersonnelles, doivent être tenus obligatoirement : Le registre des mouvements de titres (Article R228-8 du code de commerce) Le registre des décisions prises par l'associé unique (Article L227-9 du code de commerce) Le registre des décisions et procès-verbaux des assemblées générales, lorsque les statuts le prévoient (Article L227-9 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires d'obligations (Article R228-73 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital (Article R228-73 du code de commerce sur renvoi de l'article Article L228-103 du code de commerce) SARL/EURL : Dans les sociétés à responsabilité limité / entreprises unipersonnelle à responsabilité limitée, doivent être tenusobligatoirement : Le registre des décisions prises par l'associé unique (Article L223-31 du code de commerce) Le registre des décisions et procès-verbaux des assemblées générales, lorsque les statuts le prévoient SCA : Dans les sociétés à commandite par actions, doivent être tenus obligatoirement : Le registre des mouvements de titres (Article R228-8 du code de commerce par application de l'Article R226-1 du code de commerce) Le registre des procès-verbaux des délibérations de l'Assemblée Générale (Article R225-106 du code de commerce par application de l'Article R226-1 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires d'obligations (Article R228-73 du code de commerce parapplication de l'Article R226-1 du code de commerce) Le registre des délibérations des titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital (Article R228-73 du code de commerce sur renvoi de l'article Article L228-103 du code de commerce et par application de l'Article R226-1 du code de commerce) SC/SCI : Dans les sociétés civiles / sociétés civiles immobilières, doit être tenu obligatoirement : Le registre des délibérations des associés (Article 45 - Décret n°78-704 du 3 juillet 1978) SCS : Dans les sociétés en commandite simple, doit être tenu obligatoirement : Le registre des délibérations des associés (Article R221-3 du code de commerce sur renvoi de l'Article R222-1du code de commerce) SNC : Dans les sociétés en nom collectif, doit être tenu obligatoirement : Le registre des délibérations des associés (Article R221-3 du code de commerce)

Vous disposez déjà de registres papiers des décisions et procès-verbaux pour votre société et souhaitez désormais utiliser VIKTA pour la tenue de vos registres légaux ? Deux options s'offrent à vous : Démarrer un nouveau registre digital pour vos nouvelles décisions et conserver vos anciens registres papier pour vos anciennes décisions Importer vos données existantes pour reprendre votre historique et poursuivre vos registres sur VIKTA et vous affranchir de l'obligation de conservation de vos registres papier. I. Démarrer un nouveau registre pour vos nouvelles décisions et conserver vos anciens registres : Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 ayant autorisé la tenue des registres des décisions et procès-verbaux au format électronique n'a pas imposé de formalité particulière pour opérer une opération de transition entre le registre papier côté et paraphé et le registre électronique. Néanmoins, le décret impose de pouvoir garantir la continuité des procès-verbaux et préserver l'intégrité des registres, il conviendra de formaliser cette transition à l'aide d'une note intégrée directement (i) dans l'ancien registre papier - de sorte à informer de la clôture du registre au format papier - et (ii) dans le nouveau registre - pour préciser l'ouverture du nouveau registre au format électronique. Ainsi, il pourra être précisé : sur la page suivante le dernier procès-verbal établit sur le registre côté et paraphé : " Le présent registre sur support papier s'achève avec le procès-verbal de [l'assemblée générale extraordinaire - selon le cas] tenue en date du [date]. Toute décision ou procès-verbal ultérieur sera tenu au sein d'un registre établit sur support électronique conformément aux dispositions du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants". sur une notice signée électroniquement et intégrée dans le registre électronique : " Le présent registre sur support électronique poursuit le registre sur support papier clôturé après le procès-verbal de [l'assemblée générale extraordinaire - selon le cas] tenue en date du [date] et commence par le procès-verbal e [l'assemblée générale extraordinaire - selon le cas] tenue en date du [date]. Le présent registre sur support électronique est tenu conformément aux dispositions du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants". Cette note pourra être intégrée au registre par la personne en charge de sa tenue. Toutes vos décisions nouvelles pourront ensuite être signées électroniquement dans votre registre VIKTA et archivées. II. Importer vos données existantes et reprendre votre historique pour vous affranchir de l'obligation de conserver vos anciens registres papier Vous pouvez librement importer sur VIKTA une copie numérisée des procès-verbaux des assemblées générales tenues sur support papier. La création d'une copie numérique fiable (au sens de l'article 1379 du code civil) qui aura la même valeur que l'original sera cependant nécessaire pour vous permettre de vous séparer vos registres papier et vous affranchir de l'obligation de les conserver. Cette copie pourra être signée électroniquement et archivée sur VIKTA grâce aux outils de signature et d'archivage disponible dans votre registre des mouvements de titres. En d'autres termes, si vous ne créez pas de copie numérique fiable des décisions antérieures tenues sur support papier, il vous est conseillé de conserver le registre papier côté et paraphé. Il existe une exception à cette règle : les sociétés par actions simplifiées (SAS) peuvent - si leur statuts le permettent - ne conserver qu'une copie électronique de leurs procès-verbaux et décisions en lieu et place d'un registre papier reprenant les décisions reportées sur les feuilles cotées et paraphées. Dans ce cas, un simple téléchargement dans votre registre VIKTA des copie des décisions intervenues (même non reportées au préalable sur un registre coté et paraphé) suffira pour reconstituer votre registre. S'agissant des décisions signées électroniquement, il vous sera possible de les téléverser dans VIKTA et de les signer à nouveaux préalablement à leur archivage. Une nouvelle signature électronique au moment de l'archivage sera recommandée pour satisfaire aux disposition des articles du code de commerce : En effet, le code de commerce précise que les procès-verbaux sont "établis" sur un registre. La doctrine juridique considère alors qu'une décision qui n'est pas tenue et signée sur un registre ne peut être valablement considérée comme un procès-verbal. Cela suppose ainsi que par analogie (à l'obligation de reporter et signer les procès-verbaux directement sur les pages du registre côté et paraphé), les procès-verbaux les procès-verbaux conservés sur un registre électronique soient signé et archivés sur le registre électronique automatiquement à l'issue de la signature électronique. Toutes vos décisions nouvelles pourront bien évidemment être signées électroniquement et conservées dans vos registres électroniques VIKTA.

Authentifier une entité sur Vikta se justifie pour plusieurs raisons: sécuriser l'identification de l'entité sur Vikta : une entité peut être créée sur Vikta plusieurs fois par différents utilisateurs, mais elle ne peut être authentifiée qu'une seule fois - ainsi, vous avez la certitude que l'entité authentifiée est la « vraie » entité. vous ne pouvez effectuer une formalité sur le Guichet Unique avec le compte de Vikta que pour une entité authentifiée (voir « Comment réaliser un dépôt de comptes annuels sur Vikta »). Vikta génère des attestations d'inscription en compte conformes à la loi uniquement pour les entités authentifiées - les actionnaires n'ont pas besoin de les faire signer par le représentant légal de l'entité.

L'authentification n'est pas obligatoire. Elle permet toutefois d'utiliser pleinement les possibilités que Vikta met à votre disposition.

Lancez l'authentification en cliquant sur le bouton « Authentifier » qui s'affiche sur votre tableau de bord des entités ainsi que dans la fiche de l'entité. Trois options vous sont proposées: Authentification par code envoyé par LRAR: (coût de 10,00€ HT). Il vous sera demandé de fournir les coordonnées de la personne physique habilitée à représenter l’entité. Un code sera envoyé par lettre recommandé avec accusé de réception au siège social de l’entité tel qu’il existe dans le RNE (Registre National des Entreprises). Une fois le code reçu, l'utilisateur désigné devra saisir le code afin de finaliser le processus d’authentification. Authentification par un représentant légal (vérification d’identité à distance): coût de 5,00€ HT. Cette option n'est disponible que pour un représentant légal déclaré auprès du RNE. Vikta affichera une liste des représentants légaux de l'entité (données publiques récupérées du RNE). Il vous sera demandé de choisir un représentant légal et de fournir son email et son numéro de mobile. Vikta enverra un email au représentant légal lui indiquant comment installer l'application mobile Evrotrust et procéder à la vérification de son identité à distance. Une fois la vérification d’identité effectuée, le processus d’authentification sera finalisé. Authentification avec certificat électronique qualifié (clé "avocat", eIDAS): gratuit. Cette option est disponible pour les avocats et les représentants légaux qui disposent d'un certificat de signature qualifié sur une clé USB.

Le Registre de mouvement de titres (RMT) a la plus haute priorité - si un registre a été ouvert pour l'entité qui approuve ses comptes, les actionnaires sont extraits du registre. Si le RMT n'est pas ouvert et que l'utilisateur upload une liasse fiscale (fichier EDI-TDFC), les actionnaires seront récupérés à partir du fichier EDI. Attention! Si le RMT est ouvert mais qu'aucun mouvement n'a été saisi (donc pas d'actionnaires), et que l'utilisateur upload une liasse fiscale, les actionnaires ne seront pas extraits du fichier EDI car le RMT (même s’il est vide) est prioritaire.

Côté Pennylane https://www.vikta.com/connectivity-pennylane Côté VIKTA Vous devez être un administrateur de l'abonné PRO. Accédez à la section Paramètres. Cliquez sur l'onglet Connectivité. Cliquez sur Ajouter et suivez les instructions qui s'affichent à l'écran.

Côté ACD https://www.vikta.com/connectivity-acd Côté VIKTA Vous devez être un administrateur de l'abonné PRO. Accédez à la section Paramètres. Cliquez sur l'onglet Connectivité. Cliquez sur Ajouter et suivez les instructions qui s'affichent à l'écran.

Aperçu vous pouvez déposer vos comptes annuels auprès du Guichet unique avec votre propre compte INPI si vous n'avez pas de compte INPI, Vikta peut déposer les comptes pour vous si vous réalisez une approbation de comptes sur Vikta, vous pouvez générer les documents de l'approbation, les faire signer électroniquement et déposer vos comptes sans quitter la plateforme en quelques minutes seulement Conditions préalables communes au dépôt de comptes annuels sur Vikta l'entité déposant ses comptes doit être rattachée au portefeuille d’une entité souscrite à un plan PRO Vikta vous devez avoir un accès « décisions sociales & formalités » ” à l'entité PRO qui effectue le dépôt dans l'espace de l'entité PRO, vous devez avoir un accès d'administration ou au moins un accès complet à l'entité dont les comptes sont déposés Étapes choix de dépôt - compte INPI utilisateur OU via Vikta renseignez les dates de l'exercice et les options de dépôt (comptes consolidés, bilan simplifié …) téléchargez les comptes annuels et le pouvoir qui vous avez pour déposer les comptes de la société téléchargez les autres documents requis (déclarations, rapports, annexes …) Choix Je dépose les comptes annuels avec mon compte INPI Étapes spécifiques: saisissez vos identifiants INPI renseignez le nom, l'email et le mobile de la personne responsable à signer le document de synthèse La personne désignée doit signer signer le document de synthèse pour finaliser le dépôt (signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié) Vikta dépose les comptes annuels pour moi Condition spécifique: l'entité déposant ses comptes doit être authentifiée sur Vikta ! (voir FAQ « Comment authentifier une entité ? » dans la section « Authentifications des entités ») Étape spécifique: Je dois signer un mandat autorisant Vikta à déposer les comptes au Guichet Unique

L'organisateur de la séance reçoit un email lorsque chaque document est signé et un autre lorsque tous les documents d’un groupe dans la séance sont signés. Le chef de projet reçoit un email lorsqu'il est invité en tant que tel et un autre lorsque tous les documents d’un groupe dans la séance sont signés. L'observateur reçoit un seul email lorsque le document est lancé. S'il y a plusieurs documents avec cet observateur dans la séance, il ne reçoit qu'un seul email. Le destinataire reçoit un email contenant un lien vers le document signé une fois que tous les signataires l'ont signé.

Lorsque le dépôt est effectué via le compte INPI de VIKTA, l'utilisateur qui effectue le dépôt reçoit un email confirmant que la formalité a été transmise à l'INPI. Lorsque le dépôt est effectué via le compte INPI sélectionné par l'utilisateur, le signataire du document de synthèse reçoit un email l’invitant à le signer. L’utilisateur qui effectue le dépôt reçoit également des emails lorsque le statut du dépôt change - quand la formalité est validée ou rejetée, ou s'il y a une demande de régularisation.

Les utilisateurs peuvent se connecter sur une version française ou anglaise de l'application Vikta. Vous pouvez modifier votre version linguistique avant de vous connecter à l'application. Un bouton « drapeau » se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran (https://app.vikta.com). Le choix de la langue de connexion déterminera dans quelle langue les invitations à signer seront envoyées aux utilisateurs qui n'ont pas de compte Vikta (voir FAQ « Est-ce que l'email invitant le destinataire à signer peut être envoyé en anglais ? » dans la section « Signature électronique »).

Dans paramètres (roue dentée, onglet « Factures »). Veuillez noter que l'espace d'administration (la roue dentée) n'est visible qu'aux utilisateurs qui ont un accès d'administration à l'entité.