Guide utilisateur
Vous souhaitez découvrir VIKTA et vous familiariser avec nos fonctionnalités ?
Ce guide est fait pour vous !
Table des matières
Introduction
Ce guide vous aide à prendre en main l’application VIKTA. Il est destinés aux utilisateurs «PRO»;
Si vous ne trouvez pas de réponse à votre question, n'hésitez pas à nous solliciter à l'adresse support@vikta.com ou à nous appelez-nous au 01 83 64 34 64.
VIKTA est conçue comme un outil unique de gestion juridique et comptable des entreprises. L'application comporte des modules interconnectés qui permettent :
la tenue des registres légaux des sociétés,
la génération documentaire,
la signature électronique,
le dépôt de comptes annuels au Guichet Unique.
1. Premiers pas
1.1 Première connexion
Vous avez reçu une invitation adressée par l’administrateur de votre société à vous créer un compte sur VIKTA. Suivez la procédure indiquée dans l’email.
1.2 Connexion / Accès / Choix de la langue
Vous pouvez choisir votre langue avant de vous connecter, en haut à droite de la page de connexion.
Si vous êtes connecté en anglais, les notifications adressées depuis la plateforme à vos interlocuteurs (lorsque vous invitez un utilisateur sur le dossier d’une entité ou lorsque vous invitez un utilisateur à signer ou valider un document) seront adressés en anglais.
Une fois que vous êtes connecté, les quatre modules principaux de l'application vous sont présentés.
Vous trouverez également en partie supérieure de l’écran le moteur de recherche VikData, vous permettant d’accéder aux données publiques disponibles sur les entités.
2. VikData : Moteur de recherche sur les données publiques des entreprises
La barre de recherche en haut de page vous permet d’accéder à notre module de recherche VikData qui source les bases de données publiques de l’INPI, de l’INSEE du RNE et du Bodacc.
Le moteur de recherche vous affichera toutes les informations disponibles sur l’entité :
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ses informations générales (sa dénomination, son numéro SIREN, SIRET, de TVA, l’adresse du siège social, le montant du capital),
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sa gouvernance (dirigeants et commissaires aux comptes),
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les données financières et les comptes annuels publiés,
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les actes publiés,
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les informations quant aux établissement secondaires (actifs ou radiés)
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les publications Bodacc.
Outre la consultation des données, plusieurs actions sont disponibles.
-
Ajouter l’entité à votre portefeuille d’entités gérées, pour commencer à utiliser les fonctionnalités VIKTA (tenue des registres légaux, génération documentaire, dépot des comptes, séances de signature)
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Télécharger et consulter les documents disponibles :
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Les derniers statuts publiés,
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L'extrait INPI,
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L'Avis de situation INSEE,
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Les documents et actes juridiques publiés
-
Les comptes publiés
-
Les annonces Bodacc publiées.
Vous pourrez également télécharger le Kbis une fois l'entité ajoutée à votre portefeuille.
3. Entités
Le module « Entités » présente une liste de toutes les sociétés auxquelles vous avez accès.
À partir de ce tableau de bord, vous pouvez accéder directement aux registres ouverts pour l'entité souhaitée.
Vous pouvez également commencer à générer des documents (par exemple, une approbation de comptes annuels), démarrer une séance de signature ou lancer un dépôt de formalité sur le Guichet Unique.
Si vous êtes administrateur de l'entité, vous pouvez également accéder à son espace d'administration, dans lequel vous gérez les accès utilisateurs, les options et registres choisis et pouvez consultez les factures.
3.1. Ajout d'une entité
3.1.1. Recherchez l'entité à ajouter
Vous pouvez ajouter une nouvelle entité en saisissant sa raison sociale ou son numéro SIREN soit depuis la barre de recherche VikData, soit grâce au bouton sur la droite de l'écran "Ajouter entité"
3.1.2. Définissez votre rôle vis à vis de l’entité gérée / ajout au portefeuille de l'entité gestionnaire
Dans le formulaire d'ajout d'une entité, vous devez indiquer quel est votre lien avec elle (par exemple, représentant légal, avocat, expert-comptable...). Si l'entité est un client de votre cabinet, vous devez l'ajouter au portefeuille du cabinet.
Si lors de sa création sur Vikta, l'entité-client n'a pas été ajoutée au portefeuille du cabinet, il est possible de la rattacher ultérieurement grâce à l'icône lien.
3.1.3. Choisissez les registres à tenir pour cette entité
Une fois l'entité créée, vous êtes redirigé vers l'écran d'abonnement où vous pouvez sélectionner les registres que vous souhaitez ouvrir pour cette entité.
Si vous ne souhaitez pas ouvrir de registres, vous devez malgré tout accepter les conditions générales et valider.
Vous pouvez passer directement à la génération documentaire, à la signature ou au dépôt de formalités.
L'entité rattachée au portefeuille du cabinet sera authentifiée automatiquement dans les prochaines heures ou au plus tard le lendemain. Pour en savoir plus sur l'authentification des entités, consultez notre page FAQ.
3.2. Fiche entité / Dossier juridique de l’entité
Une fois ajoutée à votre portefeuille et les registres choisis, le dossier de l’entité est affiché.
Vous retrouverez sur la gauche un menu vous permettant de naviguer entre les différentes fonctionnalités disponibles pour la Société.
Le premier module du menu correspond à la “fiche entité”. Elle est composée de l’ensemble des données juridiques importées depuis les bases de données publiques et contient également un ou plusieurs organigramme(s) et une table de capitalisation, tous deux automatiquement mis à jour grâce aux données saisies dans le registre des mouvements de titres.
3.2.1. Données de l’entité importées et modifications
La fiche contient les informations importées des bases de données publiques que vous pouvez modifier en cliquant sur chaque icône modifier disponible.
La solution affichera les incohérences entre les données des bases de données publiques et les données de votre dossier permanent grâce à l'icone "avertissement".
3.2.2. Téléchargement de documents publiés dans les bases de données publiques
Les documents suivants sont librement (et gratuitement) téléchargeables et consultables à tout moment depuis la solution :
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Les derniers statuts publiés,
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L'extrait INPI,
-
L'Avis de situation INSEE,
-
Les documents et actes juridiques publiés
-
Les comptes publiés
-
Les annonces Bodacc publiées.
3.2.3. Téléchargement de Kbis
Le téléchargement de Kbis est une option disponible que l’on retrouve en haut à droite de la fiche entité.
En cliquant sur le bouton “Kbis”, vous pourrez également consulter les Kbis déjà téléchargés pour cette même entité.
Le téléchargement de chaque nouveau Kbis sera facturé au prix de 2,67€HT dans la facture mensuelle reçue par les administrateurs désignés par votre entreprise.
Les organigrammes et tables de capitalisation sont affichés dans la fiche Entité.
La solution vous permet de consulter l’historique de l’évolution de la détention du capital et de simuler des opérations futures. Vous pourrez choisir la date à laquelle vous souhaitez que les organigrammes et table de capitalisation soient affichés.
Ces éléments sont téléchargeables en PDF grâce à l’icône située en haut de la page sur la droite.
3.2.3. Téléchargement des organigrammes et tables de capitalisation
La table de capitalisation pourra également être téléchargée au format XLS.
Lorsque des actions de préférence auront été émises dans le registre des mouvements de titres, un deuxième organigramme sera disponible : En plus de l’organigramme reflétant la détention du capital, un organigramme vous permettant de configurer la détention des droits de votes sera affiché.
3.3. Gestion des utilisateurs ayant accès aux entités
3.3.1. Utilisateurs faisant partie de votre entreprise
Les accès des collaborateurs d'un abonné Pro sont gérés dans l'onglet de paramétrage de l'entité Pro elle même par ses administrateurs.
3.3.2. Tiers externes à votre entreprise (actionnaires, conseils, CAC, auditeurs etc.)
La solution vous permet de donner accès à tout tiers intéressé aux dossiers juridiques des entités de votre portefeuille.
Accédez à l’onglet des paramètres entités et au premier onglet Droits d’accès.
Vous pourrez alors :
-
Ajouter ou modifier les utilisateurs existants.
-
Définir leurs permissions (lecture, écriture, gestion).
Astuce : Pour inviter de nouveaux utilisateurs externes à votre entreprise, un raccourci existe également en haut à droite sur la page du dossier société.
4. Registres
4.1. Registre de mouvement de titres (RMT)
Vikta vous permet de tenir deux types de registres dématérialisés - pour les mouvements de titres et pour les décisions sociales.
4.1.1. Choix d’un registre essentiel ou premium
Pour ouvrir un registre de mouvement de titres, vous devez choisir cette option depuis l’onglet d'administration de l’entité concernée. Voir partie 3.1.3 ci-dessus.
Le module premium permet de tenir un registre dématérialisé au sein d'un disposition d'enregistrement électronique partagé à valeur légale pour un nombre illimité de transactions et d'associés.
Le module essentiel permet de saisir en mode brouillon autant de transactions que souhaitées, et de simuler différentes hypothèses dans les organigrammes et table de capitalisation. En revanche, il ne permet pas de verrouiller ces mouvements dans le registre des mouvements de titres.
4.1.2. Gestion des mouvements de titres - saisie des données
Le module de gestion des mouvements de titres est accessible derrière l'icône « pie chart » directement à partir du tableau de bord des entités ou à partir du menu de l'entité en question.
Le module comprend 4 onglets :
-
Mouvements de titres,
-
Ayant droit sur titres,
-
Comptes d’actionnaires et
-
Catégories de titres.
La saisie des mouvements dans le premier onglet vient compléter et/ou mettre à jour des données contenues dans les autres onglets et vient également mettre à jour automatiquement l’organigramme et la table de capitalisation que l’on retrouve dans la fiche société.
Pour compléter votre registre, cliquez sur “Ajouter un mouvement”, choisissez le mouvement approprié et complétez le formulaire.
Veuillez à ce que l'option Teneur de registres (en haut de page) soit activée pour pouvoir saisir et modifier les données des registres.
Lors de l’ouverture de votre RMT vous pourrez choisir de reprendre l’historique global de l’ensemble des mouvements de titres opérés depuis la constitution de la société ou de démarrer votre registre par le mouvement de “reprise des soldes” qui vous permet de déclarer la détention du capital à la date d’ouverture de votre registre.
NB : Plusieurs contrôles sont prévus pour aider l'utilisateur - par exemple, lors d’une cession de titres, le système vous alertera si vous essayez de transférer plus de titres qu'il n'y en a sur le compte débité. Vous pouvez simuler un tel mouvement, mais vous ne pourrez pas l'archiver (le verrouiller).
Les mouvements saisis sont enregistrés en mode brouillon dans le registre. Ils devront ensuite être verrouillés dans le registre / archivé dans système d’archivage électronique pour constituer le registre des mouvements de titres dématérialisé à valeur légale : le dispositif d'enregistrement électronique partagé.
4.1.3. Verrouillage des données
Une fois les mouvements saisis et l’opération juridique réalisée, ils pourront être verrouillés grâce à l'icône “cadenas” pour constituer le registre des mouvements de titres dématérialisé à valeur légale : le dispositif d'enregistrement électronique partagé.
Une fois un mouvement verrouillé, il vous sera possible de télécharger des certificats d’archivage associés en cliquant sur le cadenas. Les certificats d’archivage sont alors émis par le service d’archivage sécurisé, Arkhinéo. Ils seront également joints en cas de téléchargement du registre comme indiqué ci-dessous.
Une fois les mouvements verrouillés (cadenas jaune), ils ne pourront plus être effacés du registre.
4.1.4. Téléchargement des données
Vous pouvez télécharger le registre en cliquant sur l’icône « Télécharger ».
Le fichier de téléchargement zip contiendra :
-
la copie du registre faisant apparaître tous les mouvements inscrits au système d’archivage électronique sécurisé
-
les certificats d’archivage correspondant à chaque mouvement inscrit au système d’archivage électronique sécurisé
-
la liste des catégories de titres
Si le RMT contient également des mouvements non verrouillés, alors le fichier ZIP contiendra également un extrait comportant la mention “brouillon” du RMT.
4.2. Registres des décisions
Les registres des décisions sont accessibles derrière l'icône « livre » directement à partir du tableau de bord des entités ou à partir du menu de l'entité en question.
Chaque registre de décision ouvert (décisions des associés, du conseil d’administration etc) est affiché dans un onglet séparé.
4.2.1. Choix des registres de décisions
Vikta vous propose d'ouvrir les registres suivants depuis l'espace « abonnement » accessible aux administrateurs de l’entités :
-
Registre des décisions des associés / actionnaires
-
Registre des décisions de la Gérance
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Registre de présence du Conseil d’Administration
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Registre des décisions du Conseil d’Administration
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Registre de présence du Conseil de Surveillance
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Registre des décisions du Conseil de Surveillance
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Registre des décisions du Président
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Registre des délibérations des obligataires
-
Registre des délibérations des titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital
Vous pouvez également créer un registre avec un nom personnalisé.
4.2.2. Saisie des données des registres de décisions
Tous les registres de décisions fonctionnent de la même manière. Ils vous permettent de
-
téléverser non seulement les procès verbaux mais aussi
-
de joindre également tous documents annexes de votre choix,
-
de faire signer l’ensemble,
-
de les archiver et
-
de les supprimer.
Vous pouvez consulter notre article sur la migration des registres papiers vers les registres dématérialisés. LIEN
Vos registres de décisions pourront être complété :
-
soit en cliquant sur “Ajouter un document” depuis votre registre ;
-
soit via la fonctionnalité séance de signature : lors de la configuration de la signature d’un document, vous pourrez identifier un document comme “procès-verbal” destiné à être reporté dans un registre.
4.2.3. Verrouillage des données des registres de décisions
Le verrouillage des données (i.e. leur archivage dans le service d’archivage électronique sécurisé) peut être réalisé en cliquant sur l'icône “verrou”.
Lors de la complétion automatique du registre depuis une séance de signature, l’option de verrouillage / archivage sera également disponible afin que le document soit effectivement verrouillé et inscrit sur le registre dès sa signature.
Afin de garantir l'intégrité du registre, une fois qu'un document aura été verrouillé/archivé, il ne pourra être supprimé d’un registre.
L’icône “x” permettra cependant de rayer la ligne correspondante.
Ainsi, il est impossible d’ajouter, de supprimer, de substituer ou d’intervertir des procès‐verbaux après leur verrouillage/archivage.
4.2.4. Téléchargement des données
Le registre de décision tenu sera téléchargeable sous la forme d’un fichier .zip contenant :
-
Une liste des procès‐verbaux inscrits dans le service d'archivage électronique
-
Les documents PDF correspondants aux procès‐verbaux inscrits dans le service d'archivage électronique
-
Un certificat de conformité émis par le SAE ARKHINEO pour chaque procès‐verbal inscrit dans le service d'archivage électronique
-
la notice d’archivage
4.3. Garantie de l'authenticité des registres : procédure d'authentification
VIKTA propose un processus d'authentification pour garantir aux tiers l'intégrité des registres tenus. Le sceau d'authentification permet de garantir que les registres d'une société sont bien ces registres authentiques en assurant que deux entités ayant le même SIREN ne puissent pas être authentifiées sur VIKTA.
L'authentification des entités ajoutées par des abonnés Pro est réalisée automatiquement.
Un QR code pourra être retrouvé les documents téléchargés sur VIKTA. En flashant ce QR code, les utilisateurs pourront accéder à l'extrait du dossier juridique correspondant, afin de vérifier que les données figurant sur les registres tenus sur la plateforme correspondent bien aux données du PDF contenant le QR code qui leur a été communiqué.
5. Génération documentaire
Le module « Décisions sociales » présente une liste des décisions générées au sein de la société (adoptées en Assemblées Générales ou sous seing privé).
Vous pouvez modifier une décision (icône crayon), consulter les documents générés (icône flèche vers le bas), télécharger les documents (icône de téléchargement), envoyer les documents vers une séance de signature (icône stylo), supprimer ou archiver la ligne.
5.1. Générer ou modifier des documents
Vous pouvez créer une nouvelle décision en cliquant sur le bouton « Ajouter » dans le coin supérieur droit de l'écran dans le dossier de votre entité, lorsque vous êtes dans le menu "génération documentaire".
Vous pouvez également lancer un nouveau processus de génération documentaire en cliquant sur ajouter depuis votre tableau de bord des décisions sociales.
Sélectionnez ensuite l'entité Pro mandatée, puis sélectionnez l'entité pour laquelle vous allez créer une décision sociale dans le champ « Entité concernée ».
Le formulaire que vous devrez remplir par la suite est adapté aux choix sur l'écran - qu'il s'agisse d'une assemblée générale ou d'un acte sous seing privé, que ce soit pour une approbation des comptes ou un autre ordre du jour.
Si vous procédez à une approbation des comptes, vous pouvez uploader ici les fichiers EDI-TDFC pour l'exercice concerné (n) et pour l’exercice précédent (n-1). Les données de la liasse fiscale seront extraites et les champs correspondants seront préremplis (données sur les actionnaires et données comptables).
A l'issue du processus, vous pouvez de sélectionner l'ensemble des documents que vous souhaitez générer. Vous retrouverez les document générés listés dans votre espace décisions sociales. La date et l'heure à laquelle les documents sont générés est indiquée pour vous permettre de suivre les différentes versions.
Vous pourrez télécharger les documents générés sous format Word ou Pdf.
L'icône de téléchargement face à chaque document vous permet de télécharger chaque document individuellement. L'icône téléchargement sur la ligne principale permet de télécharger dans un fichier zip tous les documents générés.
Les documents générés après création de la séance de signature pourront être ajoutés individuellement grâce aux boutons signature figurant sur la ligne des documents concernés.
Les documents importés sont par défaut tous ajoutés à la même enveloppe de signature. Cela signifie que les signataires seront invités à valider l'ensemble des documents avec un seul lien et à valider les signatures qualifiées à l'aide d'un code unique.
5.2. Envoi des documents générés vers une séance de signature
Une fois vos documents générés, vous pourrez les envoyer vers une séance de signature qui apposera automatiquement sur les documents les balises de signatures des signataires sur chaque document.
Les documents générés après création de la séance de signature pourront être ajoutés individuellement grâce aux boutons signature figurant sur la ligne des documents concernés.
Les documents importés sont par défaut tous ajoutés à la même enveloppe de signature. Cela signifie que les signataires seront invités à valider l'ensemble des documents avec un seul lien et à valider les signatures qualifiées à l'aide d'un code unique.
6. Signature électronique
6.1. Création manuelle de séance ou création automatique depuis le module de génération documentaire.
6.1.1. Création manuelle d'une séance de signature
Depuis l'onglet "Sign", vous pourrez créer autant de séances que vous le souhaitez pour tous vos documents.
Si vous créer une séance de signature nouvelle, vous pourrez définir :
-
l'entité organisatrice, qui sera l'entité facturée
-
l'entité concernée, dans le dossier de laquelle la séance apparaitra
-
le nom de la séance
Vous pourrez aussi inviter des "Chefs de projet' à venir co-organiser avec vous la séance de signature. Ils bénéficieront de tous les droits sauf de celui de supprimer complètement la séance, ce dernier droit étant réservé au créateur de la séance exclusivement.
Vous pourrez ensuite uploader des documents et/ou enveloppes et organiser ceux-ci en lots.
Pour chaque document ou chaque enveloppe, vous pourrez choisir le niveau de signature et vous devrez placer des balises de signature (voir les détails ci-dessous).
6.1.2. Création automatique d'une séance depuis la génération documentaire
Vous pouvez également créer une séance de signature depuis votre interface de génération documentaire, en cliquant sur l'icône correspondante (stylo - voir partie 5.2).
Dans cette hypothèse, VIKTA créera une séance de signature dans laquelle tous les documents générés seront importés et placera sur les documents les balises de signatures de l’ensemble des signataires sur les documents. Cela vous permettra d'envoyer les invitations à signer la documentation générée en quelques clics.
Pour chaque document/enveloppe, vous pourrez déterminer le niveau de signature souhaité. Le niveau par défaut défini par VIKTA est la signature avancée.
Indiquez l'entité organisatrice (le cabinet) et l'entité concernée (le client). L'entité organisatrice sera facturée pour les signatures effectuées.
Nommez la séance. Si la créance est créée automatiquement depuis l’interface de génération documentaire, un nom par défaut vous est proposé. Vous pourrez le modifier.
Vous pouvez également à l’étape de création de la séance ajouter un ou plusieurs chef(s) de projet - il(s) pourra(/ont) ajouter/supprimer des documents et des signataires de la séance, envoyer ou annuler les invitations.
En revanche, seul le créateur de la séance pourra supprimer la séance elle-même.
6.2. Chefs de projet - co-organisateurs de la séance de signature
Vous pourrez déterminer les chefs de projets lors de la création de la séance de signature.
Vous pourrez aussi modifier ou compléter la liste des chefs de projet en cliquant sur l'icône de paramétrage située sur la ligne correspondant à la séance de signature concernée, lorsque vous êtes sur la liste de vos séances de signature.
Le chef(s) de projet : il(s) pourra(/ont) ajouter/supprimer des documents et des signataires de la séance, envoyer ou annuler les invitations. En revanche, seul le créateur de la séance pourra supprimer la séance elle-même.
6.3. Participants
Une fois la séance créée, vous pourrez dès le départ ajouter l'ensemble des participants dans l'onglet participants.
Déterminer les participants au départ permet ensuite de n'avoir qu'à sélectionner les signataires et autres intervenants sur chaque document : ils seront affichés comme disponible sur l'ensemble des documents / enveloppes configurés.
Cette création préalable des participants n'est utile que dans le cadre des séances crées manuellement. Sur les séances de signature créées automatiquement les participants signataires seront créés automatiquement.
Sur chaque enveloppe ou document, vous pourrez définir les rôles des participants parmi ces différents rôles :
-
Signataires : sera chargé de signer les documents/enveloppes.
-
Validateurs : en cas de validation par le ou les validateurs, les invitations à signer seront envoyées aux signataires. En cas de rejet du/des validateur(s), l'organisateur de la séance sera informé et les signataires ne recevront pas l'invitation à signer.
-
Observateurs : pourront assister à la séance de signature et consulter l'état d'avancement des signatures et télécharger les documents signés, sauf dans l'hypothèse où l'option de séquestre a été activée
-
Destinataires : recevront automatiquement l'ensemble des documents signés dès leur signature, sauf dans l'hypothèse où l'option de séquestre a été activée
6.4. Documents ou enveloppes
Une fois la séance créée, vous pourrez décider d'importer des documents ou de créer des enveloppes contenant jusqu'à 99 documents. Seul le format PDF est accepté comme format de téléversement sur la solution.
Si vous souhaitez ajouter plusieurs documents à la fois et s'ils sont destinés à être signé individuellement cliquez sur documents et sélectionnés ou glissez les documents souhaités.
Si vous importez plusieurs documents, vous pouvez également demander à VIKTA de les fusionner en un seul PDF.
Vous avez plusieurs possibilités d'action sur un document / une enveloppe :
-
bouton pour ouvrir la fenêtre de configuration (icône stylo)
-
bouton pour visualiser le document (icône de fichier)
-
bouton pour supprimer le document (icône corbeille)
-
bouton de lancement rapide pour envoyer une invitation à signer le document en question (icône play). Ce bouton n'est actif que si vous avez configuré au moins un signataire et une balise par signataire.
-
bouton pour relancer l’invitation à signer (icône courrier). Ce bouton n'est actif que si une invitation a déjà été envoyée, mais que le signataire n'a pas encore signé.
6.5. Niveaux de signature
Lorsqu'un document/un enveloppe est uploadé, une fenêtre de configuration s'ouvre. Vous devez y sélectionner le niveau de la signature (qualifiée, avancée, simple - avec Vikta ou avec Docusign).
Retrouvez ici nos articles utiles sur les différents niveaux de signature et sur le prix des signatures.
Vous devez également sélectionner les participants - signataires, validateurs, observateurs et destinataires.
Veuillez noter qu'il n'est pas obligatoire de saisir le numéro de mobile des signataires pour les signatures simples. Celui-ci sera en revanche nécessaire pour les autres niveaux de signature.
6.6. Balises de signature
Après l'étape de choix du niveau de signature et de choix des signataires et autres participants, vous pourrez placer sur chaque document les balises de signatures :
-
signature,
-
date de signature,
-
nom du signataire,
-
paraphe,
-
mention écrite libre,
-
mention écrite avec instruction,
-
copie certifiée conforme.
Une option en bas à droite de chaque balise vous permet de la dupliquer sur toutes les pages du document (utile notamment pour les paraphes).
La taille des fenêtres de balises de type "mention" peuvent être ajustée en cliquant dans le coin en bas à droite de ces balises.
Vous pouvez glisser et déposer autant de balises que souhaité sur les documents.
Dans l'écran de configuration des signatures, vous retrouverez l'option "placer automatiquement les balises de signatures". Quand cette option est activée, une balise est placée pour chaque signataire en dernière page du document, en bas à gauche de la page.
Dans la documentation importée depuis le module de génération documentaire, les balises de signatures de tous les signataires sont placées automatiquement sur tous les documents, sans que l'option ci-dessus ait besoin d'être activée manuellement.
6.7. Ordre entre les documents et entre les signataires
Vous pouvez créer des lots au sein d'une séance et chaque lot peut contenir plusieurs documents.
Lorsqu'un lot comporte plusieurs documents, vous pouvez définir un ordre entre les documents - quel document doit être signé en premier, second, etc. Si vous ne définissez pas d'ordre, les invitations pour tous les documents du lot seront envoyées en même temps.
6.7.1. Ordre de signature entre les documents
6.7.2. Ordre de signature entre les signataires
Dans la fenêtre de configuration de la signature d'un document / d'une enveloppe, vous pourrez activer l'option "définir un ordre entre les signataires" pour déterminer l'ordre des signataires.
6.8. Lancement des invitations de signature
Vous pouvez lancer la signature de chaque document ou chaque enveloppe individuellement depuis l'icone "play" sur la ligne du document/ de l'enveloppe.
Une fois l'invitation envoyée, le bouton « play » se transforme en bouton « stop ». Il vous permet d'interrompre la signature - le lien qui a été envoyé au signataire sera invalidé.
Vous pouvez également lancer la signature d'un lot de documents ou d'enveloppes grâce au bouton en en-tête du lot.
Lancer la signature des documents ne sera possible que si (i) au moins un signataire a été désigné par document (et pour les enveloppe : pour chaque document la composant) et si (ii) une balise de signature pour chaque signataire a été placée sur chaque document.
6.9. Correction des coordonnées d'un signataire
Avant l'envoi de l'invitation de signature, vous pouvez librement modifier les coordonnées des signataires. Si les invitations de signatures ont déjà été lancées mais qu'aucun signataire a encore signé, nous vous conseillons d'interrompre la signature pour modifier les coordonnées.
Si l'invitation a déjà été lancée mais que vous ne voulez pas interrompre la séance, vous pouvez modifier les coordonnées des signataires en cliquant sur l'icône modifier (crayon) située à droite du nom du signataire. Une nouvelle invitation lui sera envoyée automatiquement et l'ancienne invitation reçue sera ainsi annulée.
6.10. Mise au jour des registres de décisions depuis les séances de signatures
Dans la fenêtre de configuration de la signature d'un document / d'une enveloppe, vous pourrez choisir d'activer l'option de mise à jour automatique d'un registre. Sélectionnez la société concernée et le registre concerné. Une fois le document signé, il sera reporté automatiquement dans le registre.
Vous pourrez également activer l'option de verrouillage automatique du document dans le registre. Si cette option est activée, le document reporté sera verrouillé dans le registre et sauvegardé dans le service d'archivage électronique.
NB: une fois un document verrouillé dans le registre, il ne peut plus en être supprimé.
Quand la séance de signature a été crée automatiquement depuis la génération documentaire, l'option de report dans le registre est automatiquement activée pour le procès-verbal. Par défaut, l'option de verrouillage de ce procès-verbal est désactivé.
7. Formalités Guichet Unique
7.1. Informations générales sur les formalités Guichet Unique
Pour tous les dépôts de comptes, Vikta avance les frais INPI et débours du greffe pour les dépôts qui seront re-facturés dans la facture mensuelle adressée à l'abonné "Pro" en fin de mois.
Pour tout dépôt, vous avez deux possibilités :
-
Le faire sur VIKTA en vous connectant à votre propre compte INPI ou
-
Mandatez VIKTA pour effectuer le dépôt.
Si vous choisissez la première option, vous devrez vous connecter à votre compte INPI depuis Vikta et devrez signer votre document de synthèse à l'issue du dépôt.
Si vous choisissez la seconde option, vous serez invité à signer un mandat (signature avancée) et le document de synthèse sera signé automatiquement par nous au moyen d’une signature électronique qualifiée.
Tout changement de statut du Guichet Unique vous sera notifié par email et les documents seront joints.
En cas de demande de régularisation transmise par le Guichet Unique, vous pourrez la réaliser directement sur VIKTA.
En cas de rejet de la formalité par le greffe, vous devrez recommencer votre dépôt.
7.2. Lancement d'un dépôt de comptes auprès du Guichet Unique suite à la génération documentaire et la signature électronique sur VIKTA
Une fois votre documentation générée et signée, vous pourrez lancer le dépôt directement à partir de la séance de signature.
Dans cette hypothèse remplira au préalable les champs requis pour le dépôt avec les informations et les documents signés de la séance d'approbation des comptes.
7.3. Lancement d'un dépôt des comptes ad hoc
Vous pouvez lancer un tout nouveau dépôt d'une formalité auprès du Guichet Unique :
-
depuis le dossier de l'entité, dans le menu formalités :
Ou
-
depuis le tableau de bord des formalités, en cliquant sur le bouton "nouvelle formalités" :
