Vous disposez déjà de registres papiers des décisions et procès-verbaux pour votre société et souhaitez désormais utiliser Vikta pour la tenue de vos registres légaux ?
Deux options s'offrent à vous :
Conserver votre ancien registre papier pour les décisions anciennes et démarrer le registre digital pour les nouvelles décisions uniquement ;
Vous affranchir de l'obligation de conserver votre ancien registre papier en important l'historique de vos anciennes décisions et en poursuivant vos registres sur VIKTA
Ces solutions sont valables pour tous les registres de décisions et procès-verbaux devant être tenus au sein de votre société (registre des assemblées générales, décisions de l'associé unique, délibération du conseil d'administration, délibérations du conseil de surveillance, décisions du comité de suivi, décisions des titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital, décisions des titulaires d'actions de préférence, décisions des obligataires etc......)
I. Conserver votre ancien registre papier pour les décisions anciennes et démarrer le registre digital pour les nouvelles décisions uniquement :
Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 ayant autorisé la tenue des registres des décisions et procès-verbaux au format électronique n'a pas imposé de formalité particulière pour opérer une opération de transition entre le registre papier côté et paraphé et le registre électronique.
Notons néanmoins que le décret impose de pouvoir garantir la continuité des procès-verbaux et préserver l'intégrité des registres.
Si vous souhaitez écarter tout doute sur la continuité entre votre registre papier et votre registre électronique, vous pouvez formaliser cette transition à l'aide d'une note intégrée directement (i) dans l'ancien registre papier - de sorte à informer de la clôture du registre au format papier - et (ii) dans le nouveau registre - pour préciser la poursuite sur un registre au format électronique.
Ainsi, il pourra être précisé :
sur la page suivant le dernier procès-verbal établit sur le registre côté et paraphé :
" Le présent registre sur support papier s'achève avec le procès-verbal de [l'assemblée générale extraordinaire - selon le cas] tenue en date du [date]. Toute décision ou procès-verbal ultérieur sera reporté au sein d'un registre établit sur support électronique conformément aux dispositions du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants".
sur une notice signée électroniquement et intégrée dans le registre électronique :
" Le présent registre sur support électronique poursuit le registre sur support papier clôturé après le procès-verbal de [l'assemblée générale extraordinaire - selon le cas] tenue en date du [date] et commence par le procès-verbal e [l'assemblée générale extraordinaire - selon le cas] tenue en date du [date].
Le présent registre sur support électronique est tenu conformément aux dispositions du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants".
Cette note pourra être intégrée au registre par le dirirgeant ou la personne mandatée pour la tenue du registre.
Toutes vos décisions nouvelles pourront ainsi ensuite être signées électroniquement et conservées dans vos registres électroniques VIKTA.
II. Importer vos données existantes pour reprendre votre historique intégralement sur votre registre électronique VIKTA et vous affranchir de la conservation de votre ancien registre papier :
Vous pouvez librement importer sur VIKTA une copie numérisée des procès-verbaux des assemblées générales antérieures tenues sur support papier et reportées dans votre ancien registre côté et paraphé.
La création d'une copie numérique fiable (au sens de l'article 1379 du code civil) qui aura la même valeur que l'original sera cependant en principe nécessaire pour vous permettre de vous affranchir de l'obligation de conserver vos anciens registres papiers. Cette copie pourra être signée électroniquement et archivée sur VIKTA grâce aux outils de signature et d'archivage disponibles.
En d'autres termes, si vous ne créez pas de copie numérique fiable des décisions antérieures tenues sur support papier et reportées sur votre registre papier, il vous sera nécessaire en principe de conserver votre ancien registre papier côté et paraphé.
Il existe une exception à cette dernière règle : les sociétés par actions simplifiées (SAS) peuvent - si leur statuts le permettent - ne conserver qu'une copie électronique de leurs procès-verbaux et décisions en lieu et place d'un registre papier reprenant les décisions reportées sur les feuilles cotées et paraphées. Dans ce cas, un simple téléchargement dans votre registre VIKTA des copies des décisions intervenues (même non reportées au préalable sur un registre coté et paraphé) suffira pour reconstituer votre registre.
Toutes vos décisions nouvelles pourront bien évidemment être signées électroniquement et conservées dans vos registres électroniques VIKTA.
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