Le Décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 a autorisé la tenue dématérialisée des registres des décisions et registres de présence des sociétés commerciales et des sociétés civiles.
Est ainsi autorisée la tenue dématérialisée des registres suivants:
- Les registres des procès-verbaux des assemblées générales, délibérations, décisions collectives des associés et des consultations écrites :
des sociétés en nom collectif (SNC) (Article R221-3 c.com est modifié par l'Article 1 du Décret n°2019-118) ;
des sociétés en commandite simple (SCS) (Article R222-1 renvoie à l'Article R221-3 est modifié par l'Article 1 du Décret n°2019-118)
des sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou de l’associé unique des EURL (Article R223-26 c.com, modifié par l'Article 3 du Décret n°2019-118)
des sociétés anonymes (SA) (Article R225-106 renvoie aux articles R. 225-22 et R. 225-49 respectivement modifiés par les Article 5 et Article 8 du Décret n°2019-118);
des sociétés par actions simplifiée (SAS) (Article R227-1-1, modifié par l'Article 11 du Décret n°2019-118)
des sociétés en commandite par actions (SCA) (Article R225-106 du code de commerce par application de l'Article R226-1 du code de commerce)
des sociétés civiles (SC) ou sociétés civiles immobilières (SCI) (Article 14 modifie le Décret n°78-704 du 3 juillet 1978)
des sociétés européennes (SE) (Article R225-106 du code de commerce par application de l'Article L229-1 du code de commerce).
- Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration et du conseil de surveillance :
des SA (Article R225-49 c.com est modifié par l'Article 8 du Décret n°2019-118 et Article R225-22 c.com est modifié par l'Article 5 du Décret n°2019-118)
des SE (Article R225-106 du code de commerce par application de l'Article L229-1 du code de commerce).
Le décret ne comporte aucune disposition concernant le registre de présence et les procès-verbaux des réunions du conseil de surveillance des SCA, pas plus qu’en ce qui concerne le registre des délibérations du directoire de SA.
La doctrine considère cependant qu’en l’absence de disposition réglementaire le prohibant, les SCA et SA qui le souhaiteraient peuvent prévoir dans les statuts des modalités de tenue dématérialisée des procès-verbaux de ces organes sociaux.
- Le registre de présence des réunions du conseil d’administration et du conseil de surveillance :
des SA (Article R225-47 c.com est modifié par l Article 7 du Décret n°2019-118 et l'Article R225-20 c.com est modifié par l'Article 4 du Décret n°2019-118)
des SE (Article R225-106 du code de commerce par application de l'Article L229-1 du code de commerce).
Comme pour le registre des procès-verbaux des réunions du conseil de surveillance des SCA et des délibérations du directoire de SA, le décret ne précise pas que le registre de présence de ces organes puisse être tenu de manière dématérialisée.
Ici également, la doctrine considère cependant qu’en l’absence de disposition réglementaire le prohibant, les SCA et SA qui le souhaiteraient peuvent prévoir dans les statuts des modalités de tenue dématérialisée des registres de présence de ces organes sociaux.
- Les registres des procès-verbaux des assemblées d’obligataires, des assemblées spéciales de titulaires d’actions à avantages particulier (dividende prioritaire sans droit de vote) et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital pour :
les SA (Article R228-73 c.com renvoie à l'Article R225-106 qui renvoie lui-même aux articles R. 225-22 et R. 225-49 c.com respectivement modifiés par les Article 5 et Article 8 du Décret n°2019-118)
les SAS (Article R228-73 c.com par application de l'Article L227-1 du code de commerce)
les SCA (Article R228-73 c.com par application de l'Article R226-1 du code de commerce)
les SE (Article R225-106 du code de commerce par application de l'Article L229-1 du code de commerce).
Les décisions et procès-verbaux des registres dématérialisés et registres de présence doivent revêtir une signature électronique avancée :
Le décret précise également que les registres de présence et les procès-verbaux des registres de décisions dématérialisés devront être signés au moyen d’une signature électronique « avancée » répondant aux exigences de l’article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 et datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve (art. 1 à 11).
Aux termes de l’article 26 du règlement (UE) n° 910/2014, pour être considérée comme avancée, la signature devra répondre aux exigences suivantes :
Être liée au signataire de manière univoque,
Permettre d’identifier le signataire,
Être créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif,
Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Le Texte du décret précise par ailleurs qu'une signature électronique "avancée" répondant aux exigences de l’article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 sera nécessaire pour la certification des copies ou extraits de procès-verbaux.
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